ในปัจจุบันเนื่องจากการขยายตัวของธุรกิจเกือบทุกประเภท ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องประสบกับภาวะการแข่งขันในการดำเนินงานทางธุรกิจสูงมาก ในขณะที่ผู้บริหารของแต่ละองค์กรต่างก็ต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศที่มีความถูกต้องและรวดเร็วเพื่อใช้ในการวางแผนและตัดสินใจ แต่ปัญหาที่ประสบในองค์กรหลายแห่งก็คือ การได้มาอย่างยากยิ่งซึ่งข้อมูลหรือสารสนเทศที่ถูกต้องและรวดเร็วอันเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างมากในระบบงาน ทำให้เกิดปัญหาตามมาในการบริหารจัดการธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้สาเหตุของปัญหาดังกล่าวอาจเนื่องมาจากเหตุผลหลายประการ ได้แก่
1. ข้อมูลที่ใช้เพื่อการดำเนินงานอยู่ในสภาพกระจัดกระจาย ขาดการเก็บรวบรวมอย่างเหมาะสม ทำให้เกิดความไม่สะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการใช้ข้อมูลนั้น ๆ
2. ข้อมูลที่ใช้เพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจไม่เพียงพอ หรือไม่อาจค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทันเวลา ทำให้ต้องเสียโอกาสทางการตลาดหรือทำให้การตัดสินใจบางเรื่องต้องผิดพลาดเสียหาย
3. การเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันภายในหน่วยงาน ตัวอย่างเช่น การเก็บบันทึกข้อมูลของพนักงานคนเดียวกันในองค์กร อาจปรากฏข้อมูลของพนักงานคนเดียวกันนั้นซั้าซ้อนในหลายฝ่าย เมื่อต้องการปรับปรุง ข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน จึงต้องยุ่งยากเสียเวลาในดำเนินการหลายแห่งและอาจทำได้ไม่ครบถ้วนหรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ง่าย ตัวอย่างเช่น หากต้องการเปลี่ยนแปลงแก้ไขนามสกุลของพนักงาน อาจต้องกระทำทั้งที่ฝ่ายบุคคลและฝ่ายการเงิน
4. ข้อมูลขาดความเป็นเอกภาพเนื่องมาจากการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน ทำให้ปรากฏข้อมูลเรื่องเดียวกันในหลายที่หลายฝ่ายและข้อมูลดังกล่าวไม่สอดคล้องกัน การเลือกใช้ข้อมูลที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสมเนื่องจากขาดการตรวจทานตรวจสอบในเวลาที่เร่งรีบ อาจทำให้เกิดผลเสียหายต่อการวางแผนและตัดสินใจได้โดยง่าย
5. การขาดการประสานงานและความหย่อนประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ที่ปฏิบัติงานกับข้อมูล ทำให้การจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระบบ การค้นหาข้อมูลจึงเป็นไปอย่างล่าช้า เป็นผลให้องค์กรไม่มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเท่าที่ควร
จากเหตุผลที่กล่าวมาข้างต้น จึงทำให้องค์กรมีการปรับปรุงการปฏิบัติงานโดยนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้กับระบบงานที่ทำอยู่ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการบริหารและจัดการองค์กร ทำให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลและสารสนเทศที่จะนำมาใช้ประโยชน์เพื่อการวางแผนและตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทั้งนี้ เนื่องจากความสามารถของคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ การจัดเก็บและค้นหาข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์โดยใช้เทคนิคการจัดระบบฐานข้อมูล ทำให้ความซ้ำซ้อนและการกระจัดกระจายในการจัดเก็บข้อมูลลดลง ทำให้การเรียกใช้ข้อมูลสามารถทำได้อย่างถูกต้องทันเวลา เกิดความสะดวกและคล่องตัวในการปฏิบัติงาน
คอมพิวเตอร์สามารถนำมาใช้กับการทำงานได้เกือบทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นงานด้านวิทยาศาสตร์หรือวิศวกรรมศาสตร์ซึ่งต้องมีการคำนวณที่สลับซับซ้อน งานทางด้านธุรกิจลักษณะต่าง ๆ ที่ต้องมีการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งในหัวข้อนี้จะกล่าวถึงเฉพาะการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานบุคลากร
เนื่องจากบุคคลเป็นทรัพยากรที่สำคัญต่อการดำเนินงานและปฏิบัติงานขององค์กร ในการเก็บบันทึกประวัติบุคลากรของหน่วยงานแต่ละแห่ง ประวัติของบุคคลหนึ่งคนจึงประกอบด้วย
ข้อมูลเกี่ยวกับตนเองและครอบครัว เช่น ชื่อ-นามสกุล วัน/เดือน/ปีเกิด สถานภาพสมรส ชื่อ-นามสกุลของสามีหรือภรรยา จำนวนบุตร ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการศึกษาในระดับต่าง ๆ เช่น ระดับการศึกษาสูงสุด สถานศึกษาที่จบ เกรดเฉลี่ย การทำกิจกรรมพิเศษต่าง ๆ เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการเข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน เช่น วัน/เดือน/ปี/ที่เข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน สถานที่เข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการทำงานและการได้รับเลื่อนตำแหน่ง เช่น วัน/เดือน/ปีที่เริ่มทำงาน สถานที่ทำงาน อัตราเงินเดือน จำนวนวันหยุด/วันลา เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถพิเศษต่าง ๆ เช่น ความสามารถทางด้านภาษา ความสามารถทางด้านคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
การใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือเพื่อเก็บบันทึก จัดเก็บ และค้นหาข้อมูลเอกสารประวัติบุคคลเพียงคนเดียวเพื่อนำใช้งานนั้นเป็นเรื่องที่ไม่ยุ่งยากมากนัก หากทว่าในหน่วยงานต่าง ๆ มักประกอบด้วยบุคคลที่สังกัดฝ่ายต่าง ๆ แผนกต่าง ๆ จำนวนมาก แต่ละคนต่างก็มีข้อมูลประวัติของตนเองและความสามารถต่าง ๆ ที่แตกต่างกันออกไป การจัดเก็บบันทึกข้อมูลเอกสารประวัติบุคลากรให้เป็นระเบียบ เพื่อจะได้สะดวกต่อการค้นหา/เรียกใช้เพื่อนำข้อมูลลับมาใช้ให้ทันเวลา จึงค่อนข้างเป็นเรื่องที่มีความสำคัญและจำเป็นมากทีเดียว
ดังนั้น การจัดการข้อมูลดังกล่าวจึงจำเป็นต้องใช้เทคนิคระบบการจัดการฐานข้อมูลเข้ามาช่วยในการดำเนินการแต่ละกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นการเก็บบันทึก การค้นหา และการแก้ไข/เปลี่ยนแปลง/ปรับปรุงข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานและผู้ต้องการใช้ข้อมูลในเรื่องบุคลากร
ทั้งนี้ ความสำคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานบุคลากรอาจจำแนกตามระดับการทำงานได้ดังนี้
ระดับบริหาร
โดยทั่วไปผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้กำหนดนโยบายในการดำเนินงานขององค์กร ส่วนผู้บริหารระดับกลางจะเป็นผู้รับนโยบายเหล่านั้นมามอบหมายให้ผู้บริหารระดับปฏิบัติการนำไปดำเนินงาน ซึ่งผู้บริหารแต่ละระดับจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรเพื่อการวางแผน การตัดสินใจ การจัดสายงาน การอำนวยการ และการควบคุมงานให้เหมาะสมในเรื่องต่าง ๆ เช่น การจัดสรรบุคลากรเพื่อการปฏิบัติงานในตำแหน่งต่าง ๆ ตามความรู้และความสามารถ การวางแผนอัตรากำลังในหน่วยงานขององค์กรเพื่อรองรับ การขยายงาน การพิจารณาเงินเดือน/เลื่อนขั้น/ความดีความชอบจากผลการปฏิบัติงานและวันหยุด/วันลา เป็นต้น
ระดับปฏิบัติการและบริการ
การใช้ข้อมูลเพื่อการทำงานของเจ้าหน้าที่ในระดับปฏิบัติการโดยส่วนใหญ่จะเป็นไปตามหน้าที่และสายงาน ซึ่งการใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรจะมีบทบาทในด้านการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสารภายใน การควบคุมงาน และการติดตามงาน เช่น การคิดภาษีเพื่อหักจากเงินเดือน ณ ที่จ่ายจำเป็นต้องทราบอัตราเงินเดือน สถานภาพสมรส และจำนวนบุตร การแก้ไข/เปลี่ยนแปลงข้อมูลชื่อ-นามสกุล การบันทึกข้อมูล การเพิ่มวุฒิ/การฝึกอบรม การติดต่อสื่อสารเพื่อติดตามงานระหว่างหน่วยงานในองค์กร เป็นต้น
ส่วนอื่น ๆ
การใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรในส่วนอื่น ๆ จะมีบทบาทครอบคลุมถึงงานที่มีความสัมพันธ์กับสองส่วนแรก โดยมักจะเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกองค์กร ได้แก่ คู่แข่งหรือคู่ค้าของกิจการ หน่วยงาน อื่น ๆ ในภาครัฐหรือเอกชน เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานภาครัฐที่ดูแลในเรื่องภาษีอากร การจ้างงาน สวัสดิการ รวมทั้งกฎหมาย/ข้อบังคับที่เกี่ยวกับบุคคลและการดำเนินงานทางธุรกิจ
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา
ปัจจุบันสถานศึกษาหลายแห่งนำคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นสื่อ/อุปกรณ์เพื่อประกอบการเรียนการสอนในลักษณะต่าง ๆ เช่น การใช้วีดิทัศน์ เครื่องฉายภาพ บทเรียนคอมพิวเตอร์ช่วยสอน รวมทั้งมีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบริหารจัดการต่าง ๆ ในสถานศึกษา เช่น การจัดทำทะเบียนประวัตินิสิตและอาจารย์ การคิดคะแนนและผลการสอบ การจัดทำตารางเรียน การใช้คอมพิวเตอร์ในงานห้องสมุด เป็นต้น
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสถานศึกษาทำให้เกิดการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา ซึ่งเป็นงานที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อนเป็นอย่างมาก หากต้องดำเนินการในงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลดังกล่าวด้วยการใช้แรงงานคนทำด้วยมือ
เนื่องจากสถานศึกษาแต่ละแห่งต่างก็มีนักศึกษาจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นนักศึกษาเก่าและนักศึกษาใหม่ทั้งในระดับปริญญาตรีและสูงกว่า รวมทั้งในสถานศึกษาบางแห่งยังมีนักศึกษาภาคพิเศษและภาคสมทบในลักษณะอื่นอีกด้วย สำนักทะเบียนของแต่ละสถานศึกษาจะต้องดำเนินการรับลงทะเบียนนักศึกษาแต่ละคนในทุกภาคและทุกปีการศึกษาภายในช่วงระยะเวลาที่ค่อนข้างจำกัด ซึ่งลักษณะของการลงทะเบียนยังอาจจำแนกได้เป็นการลงทะเบียนเรียนปกติ การลงทะเบียนล่าช้า การลาพักการศึกษา การเพิ่ม/ถอนชุดวิชา ฯลฯ
หากพิจารณาเฉพาะการลงทะเบียนเรียนตามปกติจะพบว่า การเก็บบันทึกข้อมูลในเรื่องเกี่ยวกับ ใบลงทะเบียนของนักศึกษาในสถานศึกษาแต่ละแห่งประกอบด้วย
ข้อมูลเกี่ยวกับนักศึกษา เช่น รหัสประจำตัว ชื่อ-นามสกุล รหัสวิชาเอก คณะ เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับอาจารย์ที่ปรึกษา เช่น รหัสอาจารย์ที่ปรึกษา ชื่ออาจารย์ เป็นต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับชุดวิชาที่ลงทะเบียน เช่น ภาคการศึกษา ปีการศึกษา รหัสชุดวิชา ชื่อชุดวิชา จำนวนหน่วยกิต ค่าลงทะเบียน เป็นต้น
นอกจากนี้ ข้อมูลการลงทะเบียนของนักศึกษายังเกี่ยวข้องเชื่อมโยงและสัมพันธ์กับเรื่องอื่น ๆ อีก เช่น จำนวนหน่วยกิตขั้นต่ำที่นักศึกษาจะต้องลงทะเบียน จำนวนชุดวิชาที่เปิดสอนในแต่ละภาคการศึกษา ห้องเรียน/ชั้นเรียนที่ใช้ในการเรียนการสอน อาจารย์ที่ทำการสอนในแต่ละชุดวิชา ฯลฯ
ดังนั้น ความสำคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาอาจจำแนกตามผู้เกี่ยวข้องได้ดังนี้
นักศึกษา
โดยทั่วไปในสถานศึกษาต่าง ๆ นักศึกษาจะเป็นผู้มีความต้องการใช้ข้อมูลและสารสนเทศเพื่อทำการวางแผนและตัดสินใจในเรื่องการเรียนอย่างมาก เช่น ผลการศึกษาหรือเกรดเฉลี่ยในภาคการศึกษาที่ผ่านมา ข้อมูลการเรียนเกี่ยวกับวัน/เวลา/ชุดวิชาที่เปิดสอน/จำนวนหน่วยกิต/ชุดวิชาที่มีการจำกัดจำนวน ผู้เรียน ใบรายงานผลการศึกษา/รายละเอียดโครงสร้างหลักสูตร ฯลฯ
อาจารย์
สำหรับความสำคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาต่ออาจารย์นั้นจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนและการปฏิบัติงานในเรื่องการเรียนการสอน เช่น รายชื่อนักศึกษาใน การปรึกษา จำนวนนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนในแต่ละชุดวิชา การคิดคะแนนและผลการสอบ ฯลฯ
ส่วนอื่น ๆ
ความสำคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาในส่วนอื่น ๆ จะมีบทบาทครอบคลุมถึงงานที่มีความสัมพันธ์กับสองส่วนแรก ได้แก่ การจัดทำตารางเรียน การจัดทำใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียน การคืนเงินค่าลงทะเบียนเรียน การจัดสอบ การจัดทำใบรายงานผลการศึกษา การตรวจโครงสร้างการสำเร็จการศึกษา การจัดสวัสดิการและสิทธิประโยชน์เพื่อรองรับ เช่น งานห้องสมุด ฯลฯ
